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フリーランスの領収書・経費の整理方法

フリーランス・個人事業主の領収書の簡単整理方法をご紹介します。

私がやっているかなりアナログな方式です。
仕入れなどがない場合の人には便利な方法です。




1 まずは仕事で使うものはレシートを必ずもらう。(わざわざ領収書をもらわずに、普通の買い物だったらレシートの方が買い物の内容がわかってよいです)

2 毎日、お金の入出金を現金出納帳につける

3 レシートは封筒にいれておく。
この封筒も公共料金・税金・仕事用経費など何種類かにわけておきます。
ここまでが毎日やること。

さて、1か月分のレシートがたまったら、月初めに1か月分を整理します。

5 仕事で使ったお金の出入りを経費科目を分けてエクセルを使って表を作る。
(現金出納帳を入力していたらわざわざ作らなくてもよいかもしれません)

6 1ヶ月分のお金を使った項目に管理番号を通しでつけていく(簡単なものでよいです)

7 レシートに管理番号をつけて、エクセルの表もしくは現金出納帳と照合する

8 A4のコピー用紙にレシート・領収書を日付順にあまり重ならないように貼っておく。

9 交通費などの領収書のないものは出金伝表を記入し、出金伝票にも管理番号をつけてエクセルの表もしくは現金出納帳と照合しておく。出金伝票もサイズが小さいので、A4のコピー用紙にあまり重ならないように貼り付けておく

10 レシートよりも大きな携帯電話料金の明細書やネットショップで買った領収書、クレジットの請求書なども管理番号をつけてエクセルの表もしくは現金出納帳と照合しておく
レンタルサーバー・ドメイン代など、領収書がメールでくるものはプリントアウトしておく。

11 ネット銀行などを利用していて通帳がない場合は 1ヶ月間の入出金をプリントアウトしておく。口座から決済された内容と普通預金出納長と内容を照合。


さて、これで1ヶ月の間に使用した経費のレシート・領収書などがエクセルで作った表もしくは現金出納長と照合されて整理されました。
1ヶ月分をまとめてクリアファイルのなかに入れて終了。

感熱紙のレシートの文字が消えてしまうのが心配なときは、A4の紙にレシートをはりつけた状態でコピーをとっておくとよいです。

国民年金・健康保険・ガス・電気・水道などは、領収書や使用明細が1ヶ月に1枚しかないので、1年分まとめて整理してもあまり時間はかかりませんね。

さて、12ヶ月、毎月、レシートの整理もして、エクセルで経費科目ごとの使ったお金が把握できていますので、確定申告の時は一年分、集計して入力するだけの簡単さです。

(会計ソフトで現金出納帳と普通預金出納長を入力していれば、確定申告はラクラクです)

1年分を2月の確定申告の前にやろうと思うと、本当に大変なので、毎月、整理しておいたほうが絶対によいです。

A4のコピー用紙にレシートや出金伝票を貼り付けてしまえば、種類のサイズがA4に統一されるので、クリアファイルに収納しておくときも便利です。

他には印字が終わった通帳、確定申告の書類などをクリアファイルにまとめて保管しておくと、後から確認する時にとっても便利ですよ。

レシート・領収書の保存期間は税法上は7年、商法上は10年なので、フリーランスの人も最低7年は保存しておきましょうね。

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